Představitelé společností a institucí, kteří uvažují o najímání externích zdrojů pro projektový management, často zneklidňuje představa, že externí zdroje rychle pohoří z důvodu neznalosti prostředí a problematiky. Jsou tyto obavy CFO oprávněné? Tomáš Hamr, Autor působí jako senior projektový manažer a CEO ve společnosti Conceptica s.r.o. Tempo změn ve světě businessu a všude okolo nás neustále roste. Společnosti a instituce jsou nuceny provádět stále větší množství změn a to často i paralelně. Provádějí organizační změny, zavádějí certifikované postupy, uvádějí na trh nové produkty, přebírají konkurenční společnosti, zavádějí nové informační systémy. S řízením takových projektů rostou firmám nejen náklady, ale také riziko. Takové projekty představují také stále rostoucí objem práce a projektových eskalací problémů pro vyšší management. Dokonce i v současné době intenzivního snižování nákladů si manažeři uvědomují, že samotné projektové řízení nelze v projektových rozpočtech nijak ošidit. Právě naopak, ve srovnání s dobou konjunktury před pár lety, nutí ztenčené budgety management k důslednějšímu rozhodování, plánování a následnému řízení projektů. Zbývá tedy otázka, jak projektové řízení personálně vyřešit, aby byla zvýšena kvalita a sníženy náklady. V poslední době se stále častěji prosazuje outsourcing projektového řízení. Stejně jako u každé činnosti dodávané formou externí služby, navozuje již samotný název bezprostřední dojem, že by mělo jít o ušetření peněz a zvýšení kvality služeb.

Outsourcing projektového řízení – proč to zavést

Hlavním a nejčastějším důvodem, proč společnosti pořizují externí projektové řízení ať už formou outsourcingu nebo prostého nákupu kapacity projektového manažera bez zajištění kvality služby, je nedostatek vlastních zdrojů. Ten nastává ve dvou různých případech, a to pokud počet spuštěných projektů převyšuje kapacitu interních projektových manažerů nebo pokud kvalita a náročnost projektů vytváří nároky na výjimečné projektové manažery, jakých se v organizaci nedostává. Uvedené případy jsou často důvodem nákupu externistů v projektovém řízení hlavně v podnicích, kde každoročně dochází ke startu desítek až stovek projektů najednou (velké společnosti v bankovnictví, telekomunikacích, energetice apod.). Druhým důvodem se stává potřeba lepší eliminace rizik projektu. K nákupu externí služby dochází často v případě, kdy projekty jsou již ve zpoždění nebo vykazují jiné závažné nedostatky. Jedná se již často o stav takzvaného krizového řízení projektu. Tyto případy nastávají u průmyslových a obchodních firem střední velikosti. Externí služby řízení projektu si dnes často najímají také státní úřady, projektové řízení tam má za úkol eliminovat rizika projektů většinou po celou dobu životnosti projektu od sepsání záměru (zadávací dokumentace) až po zdárné ukončení projektu. Externí projektové řízení také překonává ve státní správě problém s kvalifikací zdrojů, které za tabulkové mzdy prostě nejde pořídit. Důležitými pro outsourcing projektového řízení se stále více stávají důvody ekonomické. Jde o pořizovací cenu služeb, která může být u externistů v dlouhodobém kontextu nižší, a také o výslednou kvalitu řízení a tím i výstupů projektu. Příčinou, proč zdánlivě drahé externí služby mohou být ve skutečnosti levnější než interní pracovníci, je výkonnost. Při přepočtu personálních nákladů a adekvátní části režie spojené s interním pracovníkem na jednotku výkonu (například počet řízených projektů), bychom se snadno u interních pracovníků dostali na stejnou nebo vyšší jednotkovou cenu než u externích, kteří jsou lépe motivování spokojeností svého klienta a vztahy založenými na obchodním zákoníku. Spojíme-li si toto se snadnější vymahatelností kvality řízení u externích služeb, stává se otázka outsourcingu projektového řízení pro finanční ředitele skutečně žhavou.

Námitky proti outsourcingu projektového řízení

Kromě výhod externího projektového řízení jsou tu i nesporné nevýhody a pochyby vyvolané zkušenostmi. Asi nejčastější námitkou proti outsourcingu je nutnost do takového procesu angažovat také interní zdroje. Externí projektový manažer, byť sebelepší, nemůže zajistit v rámci organizace všechny interakce a součinnosti. Proto se vždy spotřebovává alespoň malá část kapacity interních pracovníků. S tím nic dělat nelze a je potřeba vše dobře vyhodnotit. Další častou námitkou je potřeba zajištění dlouhodobé konzistence a udržení know-how v rámci organizace. Tato námitka a potřeba je také legitimní, ale zde je možné se s ní lépe vypořádat. Za prvé je nutné kriticky vyhodnotit záruky, které nám dává pracovní zákoník ohledně dlouhodobé stability know-how v organizaci. Jedinou zárukou konzistence a udržení know-how je kvalitní dokumentace projektů a jejich výstupů. Právě tato kvalitní dokumentace projektu nebývá u interních pracovníků příliš častá, naopak ji lze dobře nadefinovat do kvality služby u outsourcingu. Představitele společností a institucí, kteří uvažují o najímání externích zdrojů pro projektový management, často zneklidňuje představa, že externí zdroje rychle pohoří z důvodu neznalosti prostředí a problematiky. Tyto obavy se mohou naplnit a záleží dozajista na způsobu výběru externího zdroje. Pokud se přihlíží k tomu, že profesionál musí mít odvětvové zkušenosti a zároveň dlouholetou praxi při řízení projektů, nemělo by k takovým situacím docházet.