V poslední době sledujeme jeden poměrně výrazně sílící trend. Nespokojenost vedení společnosti s vlastním IT. Vedení často vnímá IT jako černou díru na peníze, u kterých nevidí přímý užitek a účinek na lepší business. A k tomu je tu nespokojenost IT manažerů a IT zaměstnanců s tím, že hasí požáry minulosti a nedokáží převzít vedení změn. Zkusme se zamyslet, proč tomu tak je a zda existuje rozumná cesta ven.

Business case! Znáte? Slyšeli jste o tom? Máte to na projektech? Možná ne, protože podle našeho pozorování ve většině malých a středních firem není řízení investic a zakázek pomocí nějakého procesu business case zavedeno. Každá firma má sice nějakou kalkulaci zakázky, nějaký přehledný excelový soubor, ale málokdo se komplexně zaměřuje na proces tvorby, sledování a vyhodnocování business case jako na nástroj řízení firmy a jejích projektů. A přitom je tak důležité mít vše podstatné o ekonomice zakázky nebo investice detailně a na jednom místě zanalyzované, schválené a uložené. Potřebujeme prostě vědět, co děláme, proč to děláme a jak to uděláme a to je právě Business Case. Stáhnout šablonu Business Case Tomáš Hamr, Autor působí jako senior projektový manažer a CEO ve společnosti Conceptica s.r.o.

Rozdíl mezi Business Case a kalkulací nákladů

Nejprve o tom, jak se „business case“ neboli česky „obchodní případ“ liší od obyčejné kalkulace nákladů. Hlavní roli zde hraje komplexnost. Ve správné šabloně business case jsou všechny údaje o výnosech, nákladech a rizicích. Kalkulace většinou obsahují jen náklady. Správný Business case obsahuje nejen náklady, ale také výnosy a rizika.

Proč je dobré výnosy evidovat a pitvat společně s náklady?

Protože výnosy je za a) dobré pitvat a b) společně s náklady. Je přece důležité, aby projektový manažer plánované výnosy znal a řídil. Je také důležité, aby všechna rozhodnutí o nákladech a dodatečných nákladech byla dělána i při současném hodnocení dopadu na výnosy. Stejně v podstatě můžeme mluvit o rizikách. Ty je také dobré pitvat společně s náklady a výnosy. Důvody jsou stejné: jestli chci rizika řídit, musím znát jejich kontext do nákladů a výnosů.

Důležitou vlastností Business case je detailnost

Důležitý je detail, na který se dostaneme při pitvání výnosů, nákladů a rizik. A řekněme si na to na rovinu, běžné kalkulace moc detailní nebývají. Jaký detail tedy zvolit? Při přípravě business case je potřeba jít až do takové hloubky, abychom mohli za výnosy a náklady jako tvůrce business case ručit. Stačí říci, že vytvoření nějakého produktu bude stát 200 člověkohodin? Ano, v případě business case na vybudování nové slévárny se k většímu detailu asi nepropracujeme, ale v případě projektu na vytvoření velké webové prezentace s rozpočtem tři miliony korun tento detail nebude stačit. V takovém případě je potřeba si říci, z jakých hlavních úkolů a kompetencí se vytvoření tohoto produktu skládá.

Business case jako firemní proces

Třetí důležitou vlastností Business case je, že to není jen šablona, ale je to zároveň firemní proces, kterému rozumí všichni. Výkonná firma rozumí nejen tomu, že business case je důležitý, ale také tomu, kdo ho vyrobí, komu ho předloží, kdo se k tomu vyjádří a kdo to schválí. Dále stanoví další životní cyklus business case. Tedy například, co se stane, pokud se podmínky změní. Co se stane, až bude projekt hotov – bude to někdo hodnotit? Vyplatí se někomu odměny za dobrou práci a za jakých podmínek? Potrestají se vinící nedbalého plnění business case? Pro lepší představu o možném fungujícím business case, který vám může pomoci na Vašich projektech, si prosím ZDARMA stáhněte naší šablonu.